Orhun Değişim Programı, Türk Devletleri Teşkilatı (TDT) bünyesinde faaliyet gösteren Türk Üniversiteler Birliği (TURKUNIB) tarafından yürütülen ve üye ülkelerin yükseköğretim kurumları arasında öğrenci ve öğretim elemanı hareketliliğini teşvik eden amiral gemisi niteliğinde bir programdır. Program; akademik iş birliğini geliştirmeyi, kurumlar arası bağları güçlendirmeyi ve halklar arasındaki kültürel etkileşimi artırmayı amaçlamaktadır.

Program, 2017–2018 akademik yılında pilot uygulama olarak başlamış; COVID-19 sonrası dönemde yeniden etkinleştirilerek kapsamı genişletilmiş ve bugün 170 üye üniversiteyi bir araya getiren geniş bir ağa dönüşmüştür.

Stratejik Hedefler

• Üye ülke üniversiteleri arasında akademik bütünleşmeyi ve hareketliliği artırmak,
• "Türk Dünyası Yükseköğretim Alanı"nın oluşturulmasına katkı sağlamak,
• Yükseköğretim sistemlerini Bologna Süreci ve ECTS gibi uluslararası standartlarla uyumlu hale getirmek,
• Bölgesel kalkınmaya, araştırma iş birliğine ve yenilikçiliğe katkıda bulunmak.

Programın Kapsadığı Üye Ülkeler

Program kapsamında akademik personel ve öğrenciler, Türk Devletleri Teşkilatı Üniversiteler Birliği'ne üye üniversitelerde hareketlilik gerçekleştirme imkânına sahiptir. Üye ülkeler şunlardır: Türkiye, Azerbaycan, Kırgızistan, Kazakistan, Özbekistan, Kuzey Kıbrıs Türk Cumhuriyeti (KKTC) ve Macaristan.

2.1 Protokol Esası

Orhun Değişim Programı, yalnızca üye kurumlar arasında imzalanan "Orhun Değişim Programı Protokolü" çerçevesinde yürütülebilir. Bir üniversite, aralarında protokol bulunmayan bir kurumdan öğrenci veya öğretim elemanı kabul edemez ve bu kuruma öğrenci veya öğretim elemanı gönderemez. Protokolün bir nüshası Türk Devletleri Teşkilatı Sekretaryasında saklanır.

2.2 Diller

Programa ilişkin mevzuat, bilgi, dosya ve belgeler; üye devletlerin resmî dillerinde, Türkçe ve İngilizce olarak hazırlanır. Metinler arasında farklılık olması halinde İngilizce metin esas alınır.

2.3 Mali Kaynaklar

• Ulusal veya uluslararası kurum ve kuruluşlar tarafından sağlanan kaynaklar,
• Üye üniversitelerin kendi bütçe kaynakları,
• TURKUNIB Dönem Başkanı Üniversite ile Türk Devletleri Teşkilatı tarafından sağlanan kaynaklar.

Üye üniversitelerin, her akademik yıla ilişkin mali ihtiyaçlarını hareketlilik öncesinde kendi bütçelerinde belirtmeleri gerekir; kaynakların tahsisinde gerekli eşgüdüm Türk Devletleri Teşkilatı Sekretaryası tarafından sağlanır.

Orhun Değişim Programı kapsamında örgün eğitime kayıtlı öğrenciler, kendi yükseköğretim kurumlarının protokol imzaladığı bir üye kurumda bir veya iki yarıyıl (toplamda bir akademik yılı aşmamak üzere) öğrenimlerine devam edebilirler.

3.1 Başvuru Koşulları

• Örgün bir yükseköğretim programına kayıtlı olmak,
• 4 üzerinden en az 2,5 (veya eşdeğeri) genel not ortalamasına (GPA) sahip olmak,
• Hazırlık sınıfı, birinci sınıf ve son sınıf öğrencileri programdan yararlanamaz,
• Uluslararası öğrenci statüsüyle yurt dışında öğrenim görenler, kendi ülkelerindeki bir üniversiteye başvuramaz.

3.2 Başvuru Süreci ve Duyuru

• Yükseköğretim kurumu, imzaladığı Orhun Değişim Programı protokollerini ve ilgili kontenjanları kendi internet sitesinde duyurur.
• Duyuruda programın tanıtımı, başvuru koşulları ve süreç adımları yer alır.
• Öğrenci, ilan edilen kontenjan ve takvime uygun olarak ilgili kuruma başvurusunu yapar.
• Başvurular, sisteme yüklenen belgelerle birlikte, kabul eden kuruma iletilmek üzere koordinatör üniversiteye gönderilir.
• TURKUNIB Dönem Başkanı Üniversite, değişim öğrencilerinin sayısını ve dağılımını ikili protokoller çerçevesinde belirler.
• Değerlendirme, adayların not ortalaması esas alınarak yapılır; sonuçlar imzacı kurumların internet sitelerinde duyurulur.

3.3 Gerekli Belgeler

Değişim döneminin sonunda öğrenci; not dökümünü, öğrenim süresini gösteren Katılım Belgesini ve öğrenci nihai raporunu, dönüş tarihinden itibaren 30 gün içinde şahsen, posta yoluyla veya e-posta ile kendi kurumunun Orhun Değişim Programı koordinasyon ofisine teslim eder. Eksik belgeler için 15 güne kadar ek süre verilebilir; belgelerin verilen süre içinde tamamlanmaması halinde süreç geçersiz sayılır ve yapılan ödemelerin iadesi talep edilir.

3.4 Öğrenim Anlaşması (Learning Agreement)

Hareketlilik başlamadan önce, öğrencinin kabul eden kurumda alacağı dersler ve krediler ile bunların kendi kurumundaki karşılıkları bir "Öğrenim Anlaşması" (Learning Agreement) aracılığıyla belirlenir. Anlaşma üç nüsha olarak hazırlanır; bir nüshası öğrencide, diğerleri iki kurumda kalır. Anlaşma, ilgili bölüm başkanları ile kurumların üst yöneticileri (veya yetkili temsilcileri) tarafından imzalanır. Zorunlu değişiklikler, kabul eden kurumun akademik döneminin başlangıcından itibaren en geç 30 gün içinde (ve zorunlu sınav tarihlerinden önce) yapılmalıdır.

3.5 Ders Eşdeğerliği, Ders Tekrarı ve Sınavlar

• Ders yükleri kredi esasına göre belirlenir; ders sayısı değil, krediler esas alınır. Kurumlar ECTS sistemini referans olarak kullanabilir.
• Öğrencinin başarısız olduğu dersler, öğrenim anlaşmasında belirtilen eşdeğer ders esas alınarak kendi kurumunda tekrar alınır; ders tekrarı kabul eden kurumda yapılamaz.
• Orhun Değişim Programı öğrencileri için koşullu geçme uygulanmaz; bütünleme sınavına yalnızca öğrencinin hâlihazırda değişim öğrencisi olarak bulunduğu kurumda girilebilir.
• Tez, staj ve laboratuvar çalışmaları gibi çalışmalar, öğrencinin kendi kurumunun kurallarına tabidir.
• Değişim sonunda kurumlar, başarıyla tamamlanan derslerin kredi ve notlarını tanımakla yükümlüdür; bu dersler diploma ekinde belirtilir.

3.6 Mali Yükümlülükler

• Öğrenci, değişim süresi boyunca zorunlu katkı payını/öğrenim ücretini kendi kurumuna ödemeye devam eder; kayıt dondurulamaz.
• Kabul eden kuruma ayrıca öğrenim ücreti ödenmez.
• Diğer burslar ve krediler öğrenim süresi boyunca devam eder.

3.7 Disiplin

Değişim öğrencileri, hareketlilik süresi boyunca bulundukları kurumun disiplin kurallarına tabidir. Bir disiplin soruşturması açılması halinde sonuç, öğrencinin kayıtlı olduğu kuruma bildirilir; cezanın hareketlilik süresi içinde uygulanamaması durumunda ceza, öğrencinin kendi kurumu tarafından uygulanır.

Orhun Değişim Programı protokolünü imzalamış kurumlarda görev yapan tüm öğretim elemanları, öğretim elemanı hareketliliğine katılabilir. Hareketlilik, bir kurumun öğretim elemanının başka bir üye kurumda gerçekleştireceği öğretim faaliyetlerini kapsar.

4.1 Kapsam ve Süre

• Hareketlilik süresi en az iki hafta, en fazla üç ay olabilir; aynı akademik yıl içinde yalnızca bir kez gerçekleştirilebilir.
• Haftalık toplam akademik faaliyet en az altı saat olmalıdır (ders saatleri esas alınır; yetersiz kalması halinde seminer, panel veya konferans gibi faaliyetlerle tamamlanabilir).
• Ders verme faaliyeti içermeyen hareketlilik planları Orhun Değişim Programı kapsamında kabul edilmez.

4.2 Başvuru Duyurusu ve Seçim Süreci

• İmzalanan protokoller ve kontenjanlar, kurumun ve TURKUNIB'in internet sitelerinde duyurulur; duyurular en az 15 gün yayında kalır.
• Duyuru süresi içinde yapılan tüm başvurular kayıt altına alınır; bir nüshası kurumun Orhun Değişim Programı koordinasyon ofisinde saklanır.
• Öğretim elemanı, gitmek istediği kurumdaki ilgili bölümle iletişime geçerek uygun dersleri belirler ve "Öğretim Elemanı Hareketlilik Planı"nı hazırlar.
• Plan, hem gönderen hem de kabul eden kurumun ilgili akademik birim kurulları tarafından onaylanır ve hareketlilik başlamadan en az 15 gün önce koordinasyon ofisine sunulur.
• Değerlendirmede, daha önce değişim programına katılmamış öğretim elemanlarına ve Orhun bölüm koordinatörlerine öncelik verilir.
• Sonuçlar, imzacı kurumun internet sitesinde duyurulur.

4.3 Gerekli Belgeler

4.4 Mali Haklar ve Sorumluluklar

• Öğretim elemanının özlük hakları kendi üniversitesinde saklı tutulur.
• İlk iki hafta için gündelik (harcırah) ve yol giderleri gönderen kurum tarafından karşılanır.
• Barınma ve iaşe (konaklama ve yemek) kabul eden üniversite tarafından sağlanır.

Hareketlilik için seçilen öğrenci ve akademik personelin, hareketlilik başlamadan önce aşağıdaki altı adımı sırasıyla tamamlaması önerilir: